Capitulo 11: Documentación

 Generalidades

De las generalidades
La documentación es fundamental en el Sistema de Garantía de Calidad y en las Buenas Prácticas de Manufactura. La documentación escrita previene errores y permite el seguimiento de la historia de los lotes. Especificaciones, fórmulas, métodos, instrucciones, procedimientos y registros deben estar impresos, revisados y aprobados. Es crucial que los documentos sean legibles

Del diseño 
Todos los documentos deben de ser diseñados, revisados, y distribuidos cuidadosamente de acuerdo al procedimiento. 

De la aprobación 
Los documentos deben ser aprobados, firmados y fechados por las personas autorizadas. Ningún documento debe modificarse sin autorización.

De las características de los documentos

Los documentos deben cumplir con los siguientes requisitos:

a. Estar redactados de forma clara, ordenada y sin ambigüedades para facilitar su comprensión.
b. Ser fácilmente verificables.
c. Ser revisados periódicamente y mantenerse actualizados.
d. Ser reproducidos de manera clara, legible e indeleble.

Del registro de datos en documentos
La introducción de datos, puede realizarse escribiendo a mano con letra clara, legible y con tinta indeleble. Debe dejarse espacio suficiente para permitir la realización del registro de datos

De otras formas de registro de datos
Los documentos y datos pueden ser registrados de diversas formas, ya sea en forma impresa o electrónica, y que en caso de optar por la opción electrónica, es necesario implementar controles especiales. Además, se indica que solo las personas autorizadas deben tener acceso a los datos y que debe existir un registro de los cambios y eliminaciones realizados. Para asegurar la privacidad y seguridad de la información, se deben implementar medidas de restricción de acceso por medio de contraseñas u otros medios y verificar la entrada de datos críticos.

De las correcciones de datos en documentos
Cualquier corrección realizada en un dato escrito de un documento debe firmarse y fecharse; la corrección no debe impedir la lectura del dato inicial. Cuando sea necesario, habrá que indicar la causa de la corrección.

De la trazabilidad
Debe mantener un registro detallado de todas las actividades relevantes relacionadas con la fabricación de productos farmacéuticos, a fin de asegurar su trazabilidad. Además, se establece que todos los registros, incluyendo los procedimientos de operación, deben ser guardados por un mínimo de un año después de la fecha de expiración del producto terminado.

Del listado 
Se debe establecer un listado maestro de documentos fácilmente disponible, que identifique el estado de los mismos.

De la ubicación
Es necesario tener en posesión versiones actualizadas de los documentos en todos los lugares donde se realicen operaciones importantes para garantizar el correcto funcionamiento del proceso.

De los documentos obsoletos 
Es importante evitar el uso de documentos que hayan sido invalidados o que ya no estén vigentes. En caso de que esto ocurra, se deben retirar de todos los lugares donde se utilizan. El documento original obsoleto debe ser archivado y debidamente identificado como histórico.

Documentos exigidos 

De las especificaciones
Se requiere contar con especificaciones aprobadas y con fecha actualizada por parte del departamento de control de calidad, para la materia prima, el material de envase, el embalaje, los productos intermedios o a granel y el producto final.

Del contenido de las especificaciones de materiales y producto terminado
Las especificaciones de la materia prima, el material de envase, el embalaje, los productos intermedios o a granel y el producto final deben incluir información detallada, como el nombre del material o producto, el código de referencia interna, la fórmula química (si aplica), requisitos cualitativos y cuantitativos con límites de aceptación, técnicas analíticas o procedimientos, procedimiento de muestreo, condiciones de almacenamiento y precauciones, proveedores aprobados y marcas comerciales (si aplica), descripción de la forma farmacéutica y detalles de empaque (si aplica) y vida útil en anaquel (si aplica). También se menciona que se debe incluir la referencia de los libros oficiales y una muestra impresa del material (si aplica) y la cantidad requerida para la muestra de retención.

De la actualización
Es necesario llevar a cabo revisiones periódicas de las especificaciones analíticas, tomando como referencia los libros oficiales.

De la fórmula maestra
Se debe contar con una formula maestra para cada producto y tamaño del lote a fabricar

Del contenido de la fórmula maestra
La Fórmula Maestra es un documento fundamental en la producción de productos farmacéuticos. Debe incluir información detallada como el nombre y código del producto, una descripción de la forma farmacéutica, concentración del principio activo y tamaño del lote. Además, se debe especificar una fórmula cuali-cuantitativa de las materias primas a emplearse, así como una lista de materiales de empaque primario y secundario a emplearse, indicando la cantidad de cada uno. También se deben incluir instrucciones detalladas del proceso de producción, así como los controles durante el proceso y las precauciones especiales que deben tomarse en cuenta. La Fórmula Maestra debe ser aprobada y firmada por personas responsables y debe actualizarse periódicamente.

De la relación entre Fórmula Maestra y el Protocolo de Registro Sanitario
Las Fórmulas Maestras de todos los productos producidos, deben coincidir con las fórmulas presentadas en la documentación requerida para obtener el registro sanitario. 

De la emisión de la orden de producción
La orden de producción de un lote debe ser generada por el departamento de producción o una instancia superior y debe contener toda la información necesaria para la producción. Esta orden debe ser una copia exacta de la fórmula maestra y, al asignarle un código de lote, se convierte en la orden de producción. Además, la orden de producción debe ser autorizada por los responsables de los departamentos involucrados.

Del contenido de la orden y del registro de producción
La orden de producción de un lote debe contener información adicional a lo que se especifica en la fórmula maestra. Esto incluye el código o número de lote, fechas de inicio y finalización de la producción, fecha de expiración del producto y las firmas de las personas que autorizan la orden de producción y que supervisan los procesos. También debe incluir los resultados de los análisis del producto en proceso, hojas de registro para los controles durante el proceso y espacio para anotar observaciones, declaración del rendimiento teórico previsto con los límites de aceptación y de rendimientos intermedios significativos, indicaciones de las precauciones necesarias para el almacenamiento del producto a granel y las instrucciones para la toma de muestras en las etapas que sean necesarias.

Del contenido de la orden de envasado y empaque
La orden de envasado y empaque debe incluir información adicional a la formula maestra, como el código o número de lote, la cantidad de producto a envasar o empacar, la fecha de inicio y finalización de las operaciones de acondicionamiento, la firma de las personas que autorizan la orden, el número de lote de cada material de envase y empaque utilizado, hojas para el registro de controles durante el proceso, muestras del material de acondicionamiento impreso utilizado, las cantidades de los materiales impresos de acondicionamiento que han sido devueltos al almacén o destruidos, el número de registro sanitario, entre otros detalles.

Procedimientos y registros

De los procedimientos
Se requiere que existan procedimientos escritos para el control de la producción y actividades relacionadas, y que se registren adecuadamente durante su ejecución. Los documentos deben ser firmados después de su realización y cualquier desviación que pueda afectar la calidad del producto debe ser registrada y justificada. Es esencial mantener la calidad del producto y la integridad del proceso de producción mediante el seguimiento de procedimientos y la documentación adecuada de cualquier desviación.

De los registros de los lotes
Cada lote de producto debe generar registros de producción y control, para garantizar el cumplimiento de los procedimientos escritos y aprobados. 

De la revisión de los registros de los lotes
El control de calidad o garantía de calidad es responsable de revisar y aprobar los registros de producción y control de cada lote terminado, para asegurarse de que se hayan seguido los procedimientos escritos y aprobados. Si se encuentra alguna desviación no justificada, debe llevarse a cabo una investigación exhaustiva que incluya otros lotes afectados y productos relacionados con la discrepancia encontrada.

Del archivo y conservación
Debe existir un procedimiento escrito para el archivo y conservación de la documentación de un lote cerrado de producción.

De los procedimientos
Es fundamental contar con procedimientos escritos y registros para diversas actividades, incluyendo mantenimiento, limpieza y sanitización de instalaciones y equipos, calibración de equipos, asignación de número de lote, capacitación del personal, control de las condiciones ambientales, prevención y exterminio de plagas, recolección y manejo de basura y desechos, muestreo, validaciones y cualquier otra actividad necesaria. Estos procedimientos y registros deben garantizar la calidad del producto y cumplir con los requisitos regulatorios, asegurando que se sigan de manera adecuada y se documenten debidamente.